Association des Amis des Archives diplomatiques

ARTICLE  I

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1^er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, ayant pour dénomination « association des Amis des Archives Diplomatiques ».

L’association est placée sous le haut patronage du ministère de l’Europe et des Affaires Étrangères.

ARTICLE  II

Cette association a pour objectifs de participer par des dons et achats en vente publique à l’enrichissement des fonds du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères, de promouvoir les Archives diplomatiques et de contribuer d’une  manière générale, à leur valorisation et à leur rayonnement en France et à l’étranger. L’association agit en ce sens par un soutien apporté à la publication et à la diffusion d’ouvrages édités par ou avec le soutien du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères et par une participation à l’organisation de manifestations diverses (colloques, salons, visites ….).

Elle organise un cycle de conférences annuel sur l’histoire de la diplomatie et des relations internationales, mettant en valeur les archives diplomatiques.

ARTICLE III

Le siège de l’association est fixé au Centre des Archives diplomatiques 3, rue Suzanne Masson 93120 – La Courneuve . Il peut être transféré par une décision du conseil d’administration soumise à la ratification de l’assemblée générale.

ARTICLE  IV

Le nombre des membres de l’association est illimité.

ARTICLE  V

L’association se compose de personnes physiques ou morales :

• Membres d’honneur
• Membres bienfaiteurs
• Membres actifs
• Membres de droit

ARTICLE  VI

Sont membres d’honneur, les personnes physiques ou morales qui ont rendu des services signalés à l’association ou au ministère des Affaires étrangères (direction des Archives) comme, par exemple, avoir fait don de fonds d’archives ou documents en leur possession.

Sont membres bienfaiteurs, les personnes physiques ou morales qui font un don en numéraire ou s’acquittent d’une cotisation annuelle spéciale dont les montants sont fixés par l’assemblée générale sur proposition du conseil d‘administration.

Sont membres actifs, les personnes qui ont rempli une demande d’adhésion et pris l’engagement de verser une cotisation annuelle, différenciée selon qu’il s’agit de personnes physiques ou morales et votée par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration.

Sont membres de droit :

1. Les membres de la Commission des Archives diplomatiques
2. L’ensemble des personnels de la direction des Archives du ministère des Affaires étrangères
3. Le Maire de La Courneuve ou son représentant.

ARTICLE  VII

La qualité de membre se perd par  la démission, le décès, la radiation prononcée par le conseil d’administration  pour non-paiement de la cotisation ou pour un motif grave.

ARTICLE  VIII

Les ressources de l’association comprennent :

• Le montant des cotisations
• Les subventions de l’Etat et des collectivités locales
• Les dons manuels
• Le produit de la vente de cartes de vœux ou ouvrages notamment coédités par la direction des Archives ou avec son soutien
• Le produit des diverses activités et services décidés par le conseil d’administration.

ARTICLE  IX

L’association est dirigée par un conseil d’administration de trente membres au plus, élus pour trois ans, par l’assemblée générale parmi les membres bienfaiteurs, actifs et de droit.

Les membres sont rééligibles. Ils peuvent être révoqués en tout temps par l’assemblée générale.

En cas de vacance, le conseil pourvoit provisoirement au remplacement du poste d’administrateur vacant. Il est procédé à son remplacement définitif par l’assemblée générale suivante. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à la date où devait normalement expirer le mandat de membre remplacé.

ARTICLE  X

Le conseil d’administration choisit pour trois ans parmi ses membres, au scrutin secret, un bureau composé de :

1. Un président
2. Un président délégué
3. Deux vice-présidents au plus
4. Un ou deux secrétaires généraux
5. Deux secrétaires généraux adjoints au plus
6. Un trésorier
7. Deux trésoriers adjoints au plus

En cas d’absence ou d’empêchement du président, ses fonctions sont exercées par le président délégué et, à défaut, par l’un des vice-présidents ou par le secrétaire général.

ARTICLE  XI

Le conseil d’administration se réunit au moins une fois par an, sur convocation du président ou à la demande du président délégué ou de deux de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, celle du président est prépondérante.

Les membres absents peuvent déléguer leurs pouvoirs à la personne de leur choix. Le quorum est fixé au quart  du nombre des membres du conseil.

Tout membre du conseil qui, sans excuse, n’a pas assisté à trois réunions consécutives est considéré comme démissionnaire.

ARTICLE  XII

Le bureau se réunit périodiquement sur convocation du président, du président délégué ou du secrétaire général.

Il assure la gestion de l’association et, par délégation du conseil d’administration, prend toutes décisions utiles relatives aux activités de l’association.

Il statue, si nécessaire, par vote à la majorité simple. En cas de partage des voix, celle du président et du président-délégué sont prépondérantes.

Il rend compte de sa gestion et fait confirmer ses décisions relatives aux activités de l’association lors de chacune des réunions du conseil d’administration.

ARTICLE  XIII

L’Assemblée générale ordinaire comprend tous les membres de l’association, à quelque titre qu’ils y soient affiliés. Elle se réunit une fois par an. Le quorum est fixé au quart des membres inscrits présents ou représentés. Les absents peuvent déléguer leur pouvoir à la personne de leur choix.

Un mois au moins avant la date fixée pour l’assemble générale, les membres de l’association sont convoqués par le secrétaire général. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.

Le président, assisté du président délégué et des membres du bureau, préside l’assemblée et expose la situation de l’association. L’assemblée entend les rapports moral et financier présentés par le secrétaire général et le trésorier. Elle approuve les comptes de l’exercice clos et vote le budget de l’exercice suivant.

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement, des membres du conseil sortants.

L’Assemblée peut délibérer sur des questions ne figurant pas à l’ordre du jour. Toutes les décisions sont prises à la majorité des votants et au scrutin secret. En cas de partage des voix, le président a voix prépondérante.

ARTICLE  XIV

Si besoin est, ou à la demande de la moitié plus un des adhérents, le président convoque une assemblée générale extraordinaire, selon les formalités prévues à l’article XIII, le délai de préavis pouvant, dans ce cas, être raccourci.

ARTICLE  XV

Les statuts peuvent  être modifiés par l’assemblée générale sur la proposition du conseil d’administration ou sur la proposition du dixième des membres dont se compose l’assemble générale.

Dans l’un ou l’autre cas, les propositions de modification sont inscrites à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, lequel doit être  envoyé à tous les membres de l’assemblée au moins trente (30) jours à l’avance.

L’assemblée doit se composer du quart au moins des membres adhérents. Si ce quorum n’est pas atteint, l’assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze (15) jours au moins d’intervalle, et cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés.

Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés qu’à la majorité des deux tiers (2/3)  des membres présents.

ARTICLE  XVI

Un règlement intérieur peut être établi par le bureau exécutif du conseil d’administration. Celui-ci est alors soumis à l’approbation de l’assemblée générale.

ARTICLE  XVII

La dissolution de l’association peut être décidée, sur proposition du conseil d’administration, par les trois quarts  au moins des membres présents à l’assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet.

Un ou plusieurs liquidateurs sont alors nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la Loi du 1^er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901.

Statuts modifiés au 21 mars 2023. Approuvés par l’assemblée générale du 27 juin 2023